Vergoeding thuiswerken

Thuiswerken… het brengt een hoop kosten met zich mee waar voorheen op kantoor geen sprake van was. Wie betaalt bijvoorbeeld de koffie die de werknemer thuis drinkt? Wie betaalt die thuiswerkplek? Heb je eigenlijk nog recht op een reiskostenvergoeding als je deels thuis werkt? We hebben de vergoedingen en regelingen hieromtrent voor je op een rij gezet.

Thuiswerken verplichtingen werkgever

De werkgever heeft een zorgplicht vanuit de Arbowet: vanuit deze zorgplicht moet een werkgever ervoor zorgen dat de werknemer thuis zijn werk veilig en gezond kan doen. De werkgever is hiervoor verantwoordelijk, ook voor de kosten die dit met zich meebrengt. Qua facilitaire middelen zoals koffie, licht en wc-papier zijn geen keiharde verplichtingen gesteld.

Thuiswerk onkostenvergoeding

Per 1 januari 2022 introduceert het kabinet een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding. Het doel van deze regeling is om de extra kosten voor werknemer door het thuiswerken te compenseren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om kosten voor water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Deze regeling wordt in het leven geroepen omdat veel werknemers en werkgevers afspraken willen maken om ook na de crisis (gedeeltelijk) thuis te blijven werken.

De regels omtrent deze vergoeding kort op een rij:

• Het te vergoeden bedrag bedraagt maximaal €2,- per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
• Voor deze thuiswerkvergoeding hoeft de werkgever geen loonheffing te betalen.
• Naast deze thuiswerkvergoeding blijft de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ook gewoon bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
• De werkgever kan per dag ofwel de kosten voor het thuiswerken vergoeden, ofwel de reiskosten vergoeden. Beide kosten vergoeden op één dag gaat dus niet, maar het is wel mogelijk 3x per week reiskosten te vergoeden en 2x thuiswerkkosten.

Vergoeding computer, devices en apparaten

Middelen zoals computers, mobiele communicatiemiddelen, gereedschappen en dergelijke worden vergoed indien deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:

• De voorziening noodzakelijk is om de dienstbetreding naar behoren te kunnen vervullen (naar het redelijke oordeel van de werkgever)
• De voorziening door de werkgever betaald wordt (en de kosten dus niet worden doorberekend aan de werknemer)
• De werknemer de voorziening moet teruggeven aan de werkgever of de restwaarde van ze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen indien deze niet langer nodig is voor de dienstbetrekking

Indien deze middelen niet voldoen aan de voorwaarde van het noodzakelijkheidscriterium, gaat deze ten koste van de vrije ruimte (indien de werkgever deze als eindheffingsloon aanwijst). De werkgever 80% eindheffing verschuldigd voor zover de vrije ruimte wordt overschreden.

Wil de werknemer een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening? Dan mag daarvoor een eigen bijdrage worden gevraagd. De werkgever mag ook een eigen bijdrage vragen voor privégebruik. De werknemer mag een privévoordeel hebben van de voorziening. Dat voordeel hoeft niet te worden doorgerekend in het loon.

Thuiswerkplek vergoeding

De werkgever is vanuit de Arbowet verplicht om de werknemer te voorzien van een werkplek waar hij veilig en gezond aan kan werken. Dat geldt op kantoor, maar dat geldt ook voor de thuiswerkplek. Een werknemer mag geen eigen bijdrage betalen aan arbovoorzieningen. De thuiswerkplek mag dus ook niet worden vergoed uit het keuzebudget van de werknemer. ‘Arbovoorzieningen’ zijn bijvoorbeeld een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp; middelen die (gedeeltelijk) worden gebruikt op de werkplek en nodig zijn om te voldoen aan de Arbowet.

Thuiswerkplek vergoeding belastingdienst

Indien deze middelen aan bepaalde voorwaarde voldoen, vallen ze onder de gerichte vrijstelling. Voldoet een arbovoorziening niet aan de voorwaarde? Dan gaat de vergoeding ten koste van de vrije ruimte. Wordt de vrije ruimte overschreven? Dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen voor alles wat de vrije ruimte overschrijdt.

Onderstaand hebben we de voorwaarden beschreven waaraan voldaan moet worden om aanspraak te maken op de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen:

• De arbovoorzieningen moeten samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet (zorgplicht – werknemer moet veilig en gezond kunnen werken)
• De werknemer gebruikt de voorzieningen (deels) in de werkruimte
• De werknemer betaalt heen eigen bijdrage voor de voorzieningen
• De inrichting van de thuiswerkplek voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De ruimte thuis is zo ingericht dat de werknemer ergonomisch verantwoord kan werken en de mogelijkheid heeft ook zittend te kunnen werken. Hiertoe is een ergonomische zitgelegenheid en een doelmatige werkblad of werktafel nodig.
  • In de werkruimte thuis zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting

Thuiswerkbeleid

We zien veelvuldig de situatie dat werkgever werknemers een bepaald budget beschikbaar stellen dat zij mogen gebruiken voor het inrichten van hun thuiswerkplek (al dan niet met factuur). Wij raden absoluut af om dit te doen:

• Koopt de werknemer voorzieningen die niet voldoen aan de eisen? Dan voldoet het middel in principe niet en is het gespendeerde geld ‘weggegooid’. De Arbowet stelt dat de werknemer o.a. gezond thuis moet kunnen werken. Zou bv. een aangeschafte bureaustoel achteraf leiden tot rugklachten, moet er toch een andere oplossing komen.
• Wanneer je als werkgever in bulk iets inkoopt, ben je over het algemeen goedkoper uit dan dat iedere keer een enkele bureaustoel wordt aangeschaft. Op die manier kun je goedkoper uitkomen, dan iedereen te voorzien van een vooraf gesteld budget. Je kunt je dus afvragen of het financieel niet veel aantrekkelijker is om voor alle medewerkers in 1x in bulk middelen aan te schaffen bij één partij. Hierbij kan nog worden gekeken of voor iedereen dezelfde (goed instelbare) middelen worden aangeschaft, of dat er per persoon wordt gekeken naar de situatie.
• Iedere thuissituatie is anders, iedere persoon is anders en iedere ruimte is anders. Het kan lastig zijn om voor iedere situatie de juiste oplossing te bepalen zonder kennis en kunde op het gebied van Arbo & gezondheid. Zowel voor de werkgever alsook voor de werknemer die met een budget op pad gaat. Iedereen roept tegenwoordig ‘ergonomisch meubilair’ te verkopen. ‘Ergonomisch’ is een modeterm geworden. Het is voor een werknemer lastig om te bepalen wat goed voor hem/ haar is.

We helpen je graag bij het opstellen van een goed thuiswerkbeleid. Hierbij kunnen we samen tot een maatwerkoplossing komen. Op die manier kan een beleid worden opgesteld waarin rekening wordt gehouden met wettelijke eisen, plichten en best practice, maar ook met de wensen vanuit de werkgever, werknemers en het karakter van het bedrijf.

Neem contact met ons op om vrijblijvend hierover in gesprek te raken.